Elanek – smidig administration av en grupp förskolor
Fråga: Hur organiserar man ett växande nätverk av förskolor med alla dess backoffice- och kundkrav?
Svar: Utveckla digitaliseringen av hela företaget med en App som frontend för affärssystemet (ERP). På detta vis får olika parter som kunder, HR-avdelningen, anställda tillgång till dokumentation för elever, kontrakt, lokalplanering, rapportering och mycket mer.
Elanek är ett växande nätverk av franchiseföretag för förskolor i södra Mähren i Tjeckien.
”Tack vare Jetveo har vi ett nytt system som är skräddarsytt för våra behov. Det hjälpte oss att förbättra vår effektivitet och hur vi nu arbetar. Det är otroligt hur snabba de är.”
– Ägare, Elanek
Problemet
Att upprätthålla kommunikation och effektivt pappersarbete är komplicerat för en franchise av förskolor med 1.000 barn och mer än 200 anställda.
Godkännanden gjordes via e-post. Många Excel-kalkylblad skickades ständigt fram och tillbaka mellan de anställda. Pappersarbete hopade sig för varje barn. Avtalen löpte ut. Deadlines missades. Flera anställda kunde inte arbeta med en specifik uppgift samtidigt. Det var ibland svårt att hitta dokument.
Det behövdes ett nytt arbetsflöde.
Lösningen
Efter ett möte på plats för att kartlägga behoven kunde Jetveo’s programmerare ta fram en skräddarsydd lösning. Utvecklingen gick mycket snabbt: den första versionen var klar på ett par timmar och i efterföljande iterationer gjordes korrigeringar och uppdateringar löpande, vilket eliminerade kostsamma och tidskrävande analyser.
Systemet är nu klart och används för personaladministration med funktioner som
-
en lättanvänd lönerapportering,
-
möjlighet att begära semester,
-
detaljerade rapporter av till exempel löner, lokaler, statistik över antal barn,
-
smidiga godkännanden av inköp och kontrakt,
-
sökbara elevregister,
-
etablerade arbetsflöden anpassade för olika positioner och meddelanden som till exempel brandsläckare som måste bytas ut, certifieringar som måste förnyas.
Dessutom, är systemet enkelt att uppdatera på plats för nya regler och lagar. Hela systemet kan skalas upp för att hantera tillväxt.